Счёт от эстонской OÜ клиенту из ЕС: реквизиты, НДС и reverse charge

Первые счета Opentech OÜ мы делали в Google Таблицах. Мы долго искали шаблон, который нам нравился. Потом началась настоящая работа:

• Мы выставляли счёт по отработанным дням. Поэтому каждый месяц мы заново считали рабочие дни и меняли сумму.
• Таблица часто расползалась на вторую страницу. Счёт гораздо удобнее печатать и отправлять, когда он помещается на одном листе.
• Мы не знали, как правильно показать НДС, и спрашивали бухгалтера.

Пару раз мы ошиблись по-настоящему. Мы отправили клиенту из другой страны ЕС счёт без НДС. Это было правильно. Но мы не указали в счёте номер плательщика НДС клиента. Сумма была верной: у клиента был номер плательщика НДС, и эстонский НДС он платить не должен был. Но без этого номера счёт не соответствовал требованиям. Клиенты оплатили раньше, чем мы заметили ошибку, так что ничего исправлять не пришлось. Нам повезло. Но везение не заменяет систему.

Ниже всё, что мы хотели бы знать до первого счёта. Ссылки ведут на закон и на Налоговый и таможенный департамент Эстонии (EMTA).

Это не налоговая консультация. Правила меняются, и у каждой компании свои особенности. Если сомневаетесь, спросите бухгалтера.

OÜ или FIE: e-резиденту нужна OÜ

Если вы e-резидент и не живёте в Эстонии, вам нужна OÜ. Официальная база знаний e-Residency пишет, что FIE (эстонский ИП) должен находиться в Эстонии. Поэтому e-резидентам такая форма, как правило, недоступна (e-resident.gov.ee).

Если вы живёте в Эстонии и работаете как FIE, эта статья и для вас тоже. Требования к счёту не зависят от формы бизнеса. Они зависят от того, зарегистрированы ли вы плательщиком НДС.

Сначала решите вопрос с НДС

От вашего статуса по НДС зависит почти всё, что должно быть в счёте.

Зарегистрироваться плательщиком НДС нужно, когда оборот с местом поставки в Эстонии за календарный год превышает 40 000 €. Обязанность возникает в тот день, когда порог превышен (KMS § 19).

Стандартная ставка НДС с 1 июля 2025 года составляет 24 % (EMTA).

Зачем маленькой OÜ регистрироваться заранее

Зарегистрироваться можно и до порога. Для этого достаточно подать заявление (KMS § 20). Для многих e-резидентов это хорошая идея. Вот почему.

Если все ваши клиенты за пределами Эстонии, порога вы не достигнете никогда. В порог считается только оборот с местом поставки в Эстонии. Услуги компаниям из других стран ЕС или из-за пределов ЕС туда не попадают. Значит, регистрироваться вы не обязаны. Но и вернуть НДС, который вы платите по своим расходам, тоже не сможете.

Компания, зарегистрированная плательщиком НДС, может вычесть НДС, который она платит по расходам на бизнес. Это работает и тогда, когда сам бизнес ведётся за рубежом (KMS § 29). Несколько примеров:

• Ноутбук стоит 1 240 € с НДС 24 %. Из них 240 € составляет НДС. Зарегистрированная компания получает эту сумму обратно. Компания без регистрации её теряет.
• Бухгалтер стоит 150 € в месяц плюс НДС. Это 36 € НДС в месяц, или 432 € в год.
• То же самое касается коворкинга, конференций и софта у эстонских поставщиков.

Покупать услуги у иностранных компаний без НДС тоже не получится. Допустим, ваша компания не зарегистрирована и покупает хостинг, дизайн или рекламу у компании за рубежом. Тогда она должна зарегистрироваться как «плательщик с ограниченной ответственностью» и заплатить эстонский НДС с этой услуги (KMS § 21). Вычесть этот НДС она не может. Полноценный плательщик начисляет тот же НДС и вычитает его в той же декларации, так что в итоге получается ноль.

Минусы тоже есть:

• Декларацию по НДС (KMD) нужно подавать каждый месяц до 20-го числа, даже если продаж не было.
• Продажи клиентам из ЕС попадают ещё и в отчёт VD.
• При подаче заявления налоговая попросит подтвердить, что вы ведёте бизнес в Эстонии или скоро начнёте (KMS § 20 lg 4¹).

Что обязательно должно быть в счёте

Если вы плательщик НДС, перечень даёт Закон о налоге с оборота (KMS § 37 lg 7):

1. Номер счёта и дата выставления.
2. Ваше название, адрес и номер плательщика НДС (KMKR).
3. Название и адрес покупателя.
4. Номер плательщика НДС покупателя, если налог платит покупатель. Это обратное начисление (reverse charge), о нём ниже.
5. Что вы продаёте: название или описание товара или услуги.
6. Количество товара или объём услуги.
7. Дата поставки, если она известна и отличается от даты счёта.
8. Цена без НДС и скидки, которые не включены в цену.
9. Сумма по каждой ставке НДС и сами ставки или сумма оборота, освобождённого от НДС.
10. НДС к уплате. Сумму НДС всегда указывают в евро.

Если вы не плательщик НДС, требования мягче. Их задаёт Закон о бухгалтерском учёте (RPS § 7). В счёте должно быть видно, когда прошла сделка, в чём она состояла, и цифры: количество, цена и сумма. Если ваш клиент компания, добавьте также номер счёта и данные, по которым можно определить обе стороны. Закон даёт простой критерий: независимый специалист должен понять, что произошло.

Клиент в Эстонии и клиент в ЕС получают разные счета

Клиент в Эстонии

Это обычный счёт с эстонским НДС 24 %.

Компания из другой страны ЕС

Для услуг между компаниями общее правило простое. Место оказания услуги находится в стране, где зарегистрирован покупатель (KMS § 10). Если ваш клиент зарегистрирован плательщиком НДС в Германии, Финляндии или Польше, эстонский НДС вы не начисляете. Клиент платит налог в своей стране. Это называется обратным начислением (reverse charge, по-эстонски pöördmaksustamine).

В таком счёте должны быть три вещи:

• Номер плательщика НДС клиента. Он обязателен (KMS § 37 lg 7 p 4). Именно его мы и забыли. Перед отправкой счёта проверьте номер в европейской базе VIES.
• Пометка «reverse charge» или другие ясные слова с тем же смыслом (KMS § 37 lg 8, 8¹).
• НДС 0 %. Строка НДС пустая, а итог равен сумме без налога.

Есть ещё два срока, о которых часто забывают:

• Счёт за такую услугу нужно отправить до 15-го числа следующего месяца (KMS § 37 lg 2¹). Для обычных продаж срок составляет 7 дней.
• Такие продажи попадают в отчёт VD о продажах в другие страны ЕС. Его подают до 20-го числа следующего месяца вместе с декларацией по НДС (KMS § 27, EMTA).

Если клиент частное лицо, а не компания, обратное начисление не применяется.

Номер счёта

Номер должен идти по порядку (KMS § 37 lg 7 p 1). Проще всего держать одну серию для всех счетов: 2026/001, 2026/002 и так далее.

Кредит-счёт: когда сумма уменьшается или счёт отменяется

Кредит-счёт (kreeditarve) уменьшает сумму уже отправленного счёта или отменяет его. Он нужен, когда после отправки счёта что-то изменилось. Например:

• Клиент вернул товар или отказался от части услуги.
• Вы позже договорились о скидке, например потому что сорвался срок.
• Вы отправили один и тот же счёт дважды или выставили лишние дни.
• Проект отменили после того, как вы выставили счёт на аванс.

Кредит-счёт должен ссылаться на исходный счёт. Тогда закон тоже считает его счётом (KMS § 37 lg 4). Суммы в нём отрицательные. Он уменьшает ваш оборот, а если в первом счёте был НДС, то и НДС. Ваш клиент тоже получает документ, по которому его бухгалтер может уменьшить расходы.

Валюта

Счёт можно выставить в долларах, фунтах или любой другой валюте. Но если в счёте есть НДС, сумму НДС нужно указать ещё и в евро. Используйте курс Европейского центрального банка на дату поставки (KMS § 37 lg 7 p 10, § 29). При обратном начислении НДС в счёте нет, так что пересчитывать нечего.

E-счета

С 2019 года счета государственным учреждениям должны быть e-счетами (e-arve). С 1 июля 2025 года любая компания, которая зарегистрирована как получатель e-счетов, может попросить своих поставщиков присылать e-счета (Министерство финансов). Если ваш клиент об этом не просил, обычного PDF достаточно.

Чек-лист перед отправкой

• Номер следующий в серии, дата верная.
• Ваши реквизиты: название, адрес, регистрационный код, KMKR (если есть), банковский счёт.
• Реквизиты клиента: название, адрес, номер плательщика НДС (для клиента из ЕС проверен в VIES).
• Клиент компания из ЕС? Тогда НДС 0 % и пометка «reverse charge».
• Клиент из Эстонии? Тогда НДС 24 %.
• Описание услуги, количество или период и цена.
• Счёт в другой валюте с НДС? Укажите НДС ещё и в евро.
• Срок: 7 дней после поставки. Для клиента из ЕС до 15-го числа следующего месяца.

Как мы решили это для себя

В какой-то момент таблицы, бухгалтера и нашей памяти стало не хватать. Поэтому мы сделали Invoices, маленький инструмент ровно для этой задачи:

• Реквизиты компании вы вводите один раз, и они появляются на каждом счёте.
• В карточке клиента хранятся номер плательщика НДС и отметка reverse charge. Тогда на новых строках сразу предлагается НДС 0 %, а в счёте появляется пометка.
• Каждый счёт при выставлении получает следующий номер в серии.
• Счёт можно распечатать на английском, эстонском или русском, в PDF или по публичной ссылке.

До 5 документов в месяц можно создать бесплатно.