Eesti OÜ arve ELi kliendile: kohustuslikud andmed, käibemaks ja pöördmaksustamine

Esimesed Opentech OÜ arved tegime Google Sheetsis. Meeldiva malli leidmine võttis palju aega. Pärast seda algas päris töö:

• Esitasime arveid töötatud päevade järgi. Seetõttu pidime iga kuu tööpäevad uuesti kokku lugema ja summat muutma.
• Tabel venis sageli teisele lehele. Arvet on palju lihtsam printida ja saata, kui see mahub ühele lehele.
• Me ei teadnud, kuidas käibemaksu õigesti näidata, ja küsisime seda raamatupidajalt.

Paar korda tegime päris vea. Saatsime teise ELi riigi kliendile arve ilma käibemaksuta. See osa oli õige. Aga me ei kirjutanud arvele kliendi käibemaksukohustuslase numbrit. Summa oli õige, sest kliendil oli käibemaksukohustuslase number ja ta ei pidanud Eesti käibemaksu maksma. Ometi ei vastanud arve ilma selle numbrita nõuetele. Kliendid maksid enne, kui me vea märkasime, nii et midagi parandama ei pidanud. Meil vedas, aga õnn ei ole töökord.

Allpool on see, mida oleksime tahtnud teada enne esimest arvet. Lingid viivad seaduse ja Maksu- ja Tolliameti (EMTA) juurde.

See ei ole maksunõuanne. Reeglid muutuvad ja iga ettevõte on erinev. Kui te ei ole kindel, küsige raamatupidajalt.

OÜ või FIE: e-residendil on vaja OÜd

Kui olete e-resident ja ei ela Eestis, on teil vaja OÜd. E-residentsuse ametlik abikeskus ütleb, et füüsilisest isikust ettevõtja (FIE) peab asuma Eestis. Seepärast ei ole see ettevõtlusvorm e-residentidele tavaliselt kättesaadav (e-resident.gov.ee).

Kui elate Eestis ja tegutsete FIE-na, on see artikkel ka teile. Arve nõuded ei sõltu ettevõtlusvormist. Need sõltuvad sellest, kas olete käibemaksukohustuslasena registreeritud.

Alustage käibemaksust

Suurem osa sellest, mis arvele kirjutada, sõltub teie käibemaksu staatusest.

Käibemaksukohustuslasena tuleb end registreerida, kui teie käive, mille tekkimise koht on Eestis, ületab kalendriaasta jooksul 40 000 eurot. Kohustus tekib päeval, mil see summa ületatakse (KMS § 19).

Käibemaksu üldmäär on alates 1. juulist 2025 24% (EMTA).

Miks väike OÜ registreerib end käibemaksukohustuslaseks varem

Registreerida võib ka enne, kui piirmäär on täis. Selleks tuleb lihtsalt esitada taotlus (KMS § 20). Paljudele e-residentidele on see hea mõte. Põhjused on järgmised.

Kui kõik teie kliendid on väljaspool Eestit, ei jõua te piirmäärani kunagi. Arvesse läheb ainult käive, mille tekkimise koht on Eestis. Teenused teiste ELi riikide või väljaspool ELi asuvatele ettevõtetele arvesse ei lähe. Seega ei pea te kunagi registreerima, aga te ei saa ka kuludelt makstud käibemaksu tagasi.

Käibemaksukohustuslasena registreeritud ettevõte saab ettevõtluskuludelt makstud käibemaksu sisendkäibemaksuna maha arvata. See kehtib ka siis, kui ettevõtlus ise toimub välismaal (KMS § 29). Mõned näited:

• Sülearvuti maksab koos 24% käibemaksuga 1240 eurot. Sellest 240 eurot on käibemaks. Registreeritud ettevõte saab selle tagasi. Registreerimata ettevõte kaotab selle.
• Raamatupidaja maksab 150 eurot kuus, millele lisandub käibemaks. See on 36 eurot käibemaksu kuus ehk 432 eurot aastas.
• Sama kehtib kaastöötamiskeskuste, konverentside ja Eesti tarnijate tarkvara kohta.

Ka välismaa ettevõtetelt teenuste ostmine ei ole käibemaksuvaba. Oletame, et teie ettevõte ei ole registreeritud ja ostab välismaa ettevõttelt veebimajutust, disaini või reklaami. Siis peab ta end registreerima „piiratud ulatusega maksukohustuslasena“ ja maksma sellelt teenuselt Eesti käibemaksu (KMS § 21). Seda käibemaksu ei saa maha arvata. Täielikult registreeritud ettevõte lisab sama käibemaksu ja arvab selle samas deklaratsioonis maha, nii et tulemus on null.

Sellel on ka miinused:

• Käibedeklaratsioon (KMD) tuleb esitada iga kuu 20. kuupäevaks, ka siis, kui müüki ei olnud.
• Müük ELi klientidele läheb ka VD aruandesse.
• Taotluse esitamisel palub maksuamet tõendada, et tegutsete Eestis või alustate peagi tegevust (KMS § 20 lg 4¹).

Mis peab arvel olema

Kui olete käibemaksukohustuslane, annab loetelu käibemaksuseadus (KMS § 37 lg 7):

1. Arve number ja koostamise kuupäev.
2. Teie nimi, aadress ja käibemaksukohustuslase number (KMKR number).
3. Ostja nimi ja aadress.
4. Ostja käibemaksukohustuslase number, kui maksu maksab ostja. See on pöördmaksustamine, mida selgitame allpool.
5. Mida müüte: kauba või teenuse nimetus või kirjeldus.
6. Kauba kogus või teenuse maht.
7. Käibe kuupäev, kui see on teada ja erineb arve kuupäevast.
8. Hind ilma käibemaksuta ja allahindlused, mis ei sisaldu hinnas.
9. Summa iga käibemaksumäära kohta ja maksumäärad või maksuvaba käibe summa.
10. Tasumisele kuuluv käibemaks. Käibemaksu summa näidatakse alati eurodes.

Kui te ei ole käibemaksukohustuslane, on nõuded lihtsamad. Need tulevad raamatupidamise seadusest (RPS § 7). Arvelt peab olema näha, millal tehing toimus, mis tehing see oli, ja arvud: kogus, hind ja summa. Kui teie klient on ettevõte, lisage ka arve number ja andmed, mille järgi saab mõlemad pooled tuvastada. Seadus annab lihtsa kriteeriumi: sõltumatu asjatundja peab aru saama, mis toimus.

Eesti klient ja ELi klient saavad erineva arve

Klient Eestis

See on tavaline arve, millel on 24% Eesti käibemaks.

Ettevõte teises ELi riigis

Ettevõtetevaheliste teenuste puhul on üldreegel lihtne. Käibe tekkimise koht on riik, kus ostja on registreeritud (KMS § 10). Kui teie klient on käibemaksukohustuslasena registreeritud Saksamaal, Soomes või Poolas, ei lisa te Eesti käibemaksu. Klient maksab maksu oma riigis. Seda nimetatakse pöördmaksustamiseks (inglise keeles reverse charge).

Arvel peavad olema kolm asja:

• Kliendi käibemaksukohustuslase number. See on kohustuslik (KMS § 37 lg 7 p 4). Just selle meie unustasime. Kontrollige numbrit ELi VIES-andmebaasis enne, kui arve saadate.
• Märge „pöördmaksustamine“ („reverse charge“) või muu selge sõnastus, mis tähendab sama (KMS § 37 lg 8, 8¹).
• Käibemaks 0%. Käibemaksu rida on tühi ja arve kogusumma on sama mis summa ilma maksuta.

Lisaks on kaks tähtaega, mis jäävad sageli tähelepanuta:

• Sellise teenuse eest tuleb arve saata järgmise kuu 15. kuupäevaks (KMS § 37 lg 2¹). Tavalise müügi puhul on tähtaeg 7 päeva.
• See müük läheb ühendusesisese käibe aruandesse (VD aruanne), kus näidatakse müük teistesse ELi riikidesse. Aruanne tuleb esitada järgmise kuu 20. kuupäevaks koos käibedeklaratsiooniga (KMS § 27, EMTA).

Kui klient on eraisik ja mitte ettevõte, pöördmaksustamist ei kohaldata.

Arve number

Arve number peab järgima kindlat järjestust (KMS § 37 lg 7 p 1). Kõige lihtsam on kasutada kõigi arvete jaoks üht seeriat: 2026/001, 2026/002 ja nii edasi.

Kreeditarve: kui summa väheneb või arve tühistatakse

Kreeditarve vähendab juba saadetud arve summat või tühistab arve. Seda on vaja, kui pärast arve saatmist midagi muutub. Näiteks:

• Klient tagastas kauba või ei vajanud osa teenusest.
• Leppisite hiljem kokku allahindluses, näiteks seetõttu, et tähtaeg venis.
• Saatsite sama arve kaks korda või arveldasite liiga palju päevi.
• Projekt tühistati pärast seda, kui olite juba ettemaksuarve esitanud.

Kreeditarve peab viitama algsele arvele. Siis käsitleb seadus ka seda arvena (KMS § 37 lg 4). Summad on sellel negatiivsed. Kreeditarve vähendab teie käivet ja, kui esimesel arvel oli käibemaks, ka käibemaksu. Teie klient saab samuti dokumendi, mille alusel tema raamatupidaja saab kulusid vähendada.

Valuuta

Arve võib esitada dollarites, naeltes või mis tahes muus valuutas. Kui arvel on käibemaks, tuleb käibemaksu summa näidata ka eurodes. Kasutage Euroopa Keskpanga kurssi käibe kuupäeva seisuga (KMS § 37 lg 7 p 10, § 29). Pöördmaksustamise korral arvel käibemaksu ei ole, nii et midagi ümber arvestada ei ole vaja.

E-arved

Alates 2019. aastast peavad avaliku sektori asutustele saadetavad arved olema e-arved. Alates 1. juulist 2025 võib iga ettevõte, kes on registreeritud e-arvete vastuvõtjaks, nõuda oma tarnijatelt e-arveid (Rahandusministeerium). Kui teie klient ei ole e-arvet palunud, piisab tavalisest PDF-arvest.

Kontrollnimekiri enne saatmist

• Arve number on seerias järgmine ja kuupäev on õige.
• Teie andmed: nimi, aadress, registrikood, KMKR number (kui see on olemas), pangakonto.
• Kliendi andmed: nimi, aadress, käibemaksukohustuslase number (ELi kliendi puhul VIES-is kontrollitud).
• Klient on ettevõte teises ELi riigis? Siis käibemaks 0% ja märge „pöördmaksustamine“ („reverse charge“).
• Klient on Eestis? Siis käibemaks 24%.
• Teenuse kirjeldus, kogus või periood ja hind.
• Arve on muus valuutas ja sellel on käibemaks? Näidake käibemaks ka eurodes.
• Tähtaeg: 7 päeva pärast käivet. ELi kliendi puhul järgmise kuu 15. kuupäevaks.

Kuidas me selle enda jaoks lahendasime

Ühel hetkel ei piisanud enam tabelist, raamatupidajast ja meie mälust. Nii tegime Invoices’i, väikese tööriista just selle töö jaoks:

• Sisestate ettevõtte andmed üks kord ja need ilmuvad igale arvele.
• Kliendikaardil on kliendi käibemaksukohustuslase number ja pöördmaksustamise märge. Siis pakutakse uutele ridadele käibemaksu 0% ja arvele lisatakse märge.
• Iga arve saab väljastamisel seerias järgmise numbri.
• Arve saab printida inglise, eesti või vene keeles, PDF-ina või avaliku lingina.

Kuni 5 dokumenti kuus saate luua tasuta.